Was macht ein Datenschutzbeaufragter?

Ab wann braucht eine Firma einen Datenschutzbeauftragten?

Einen Datenschutzbeauftragten braucht eine Firma, wenn mehr als 9 Personen Zugang zu persönlichen Daten haben. Dabei geht es nicht um Vollzeitstellen und auch nicht nur um Angestellte. Es zählt jede interne und externe Person einzeln, die regelmäßig Zugriff hat, also z.B. auch der externe Computermensch oder der Steuerberater. Hingegen zählt die Putzfrau nicht, und zwar nicht deshalb, weil sie vielleicht nur einen Minijob hat, sondern weil sie üblicherweise nicht an den Computer darf, jedenfalls nicht, wenn die Daten passwortgeschützt sind.

Wenn man keinen Datenschutzbeauftragen braucht, darf man trotzdem einen engagieren oder es als Chef selbst machen. Selbst machen mag billiger erscheinen, um aber erst einmal einen vernünftigen Datenschutzstandard zu haben, ist externe Expertise durchaus von Nutzen. Außerdem kann man hier leicht in Fallen tappen. Bei der Steuererklärung gehen die meisten ja auch zum Experten. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist also im Grunde derjenige, der seinen Kopf hinhält und damit seinen Geldbeutel, falls etwas schief geht. Man sollte mit anderen Worten als Chef schon Ahnung haben, wenn man es selbst macht.

Lieber ein interner oder ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein Datenschutzbeauftragter muss unabhängig sein, und zwar von der Führungsebene, aber auch von der technischen Verantwortung. Es darf also nicht der angestellte oder externe IT-Spezialist zugleich als DSB geführt werden und auch keiner vom Management.

Interne DSB haben den Nachteil, dass man also für sie eine extra Stelle schaffen muss, weil es die IT ja nicht machen darf. Das lohnt sich kaum, denn wenn in kleinen Unternehmen erst einmal alle Datenschutzmaßnahmen greifen, beträgt der weitere Aufwand selten mehr als 10 Arbeitsstunden/Woche, füllt also fast nie eine ganze Stelle aus. Außerdem haben angestellte Datenschützer einen besonderen Kündigungsschutz. Man kann auch nicht etwa pro Forma eine Pappnase hinsetzen, die sowieso Kündigungsschutz hat, denn der Datenschutzbeauftragte muss eine gewisse Expertise im rechtlichen und technischen Bereich vorweisen können.

Ein externer DSB hat diese Nachteile alle nicht und zudem (hoffentlich, fragen Sie danach) eine Berufshaftpflicht.

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